HƯỚNG DẪN VỀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I. Chứng từ và hóa đơn mua bán hàng

Một bộ chứng từ thuế bao gồm:

1. Hóa đơn đỏ ( đầy đủ chữ ký của người bán hàng, giám đốc, dấu của công ty). Trường hợp hóa đơn không có chữ ký của giám đốc, phải xác nhận lại việc công ty có gửi công văn xác nhận với bên thuế về việc sử dụng dấu treo hoặc giấy ủy quyền cho bộ phận khác ký và đóng dấu thay

2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt/Phiếu thu ( có ký và đóng dấu đầy đủ)

3. Biên bản giao hàng ( đóng dấu treo), biên bản nghiệm thu,

4. Hợp đồng, PO theo đơn hàng ( ký xác nhận hai bên),

Riêng đối với hợp đồng nguyên tắc sẽ được áp dụng cho các nhà thường xuyên có giao dịch phát sinh, tuy nhiên vẫn phải có PO đi kèm theo từng tháng.

 Hợp đồng kinh tế đối với các nhà ít phát sinh, hoặc hàng hóa các tháng nếu mua cũng không có sự tương đồng nhau. Hợp đồng kinh tế bắt buộc phải có khi đơn hàng trên 20tr

5. Tờ khai , debit note, bill , CO, giấy kiểm dịch (đối với các lô hàng nhập hoặc xuất khẩu)

6. Vé điện tử kèm cuống vé đi kèm xác nhận đã đi chuyến bay

7. Oder đặt phòng khách sạn + bảng kê xác nhận của người được ở với khách sạn

- Các chứng từ phải ghi rõ thông tin của người mua, người bán, địa chỉ giao hàng, số điện thoại của những người liên quan

- Yêu cầu chứng từ phải được ký và đóng dấu đầy đủ.

- Ngày biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu phải trùng với ngày xuất hóa đơn đỏ

- Nội dung tên hàng hóa trên hóa đơn phải trùng khớp với tên trên hợp đồng, PO

- Biên bản điều chỉnh hóa đơn ( kèm hóa đơn điều chỉnh nếu có) khi có sai sót về thông tin

Nguyên tắc lưu cùng chứng từ thanh toán

Lưu trữ cùng phiếu thu và phiếu chị: Phiếu thu, phiếu chi sắp xếp theo ngày trong 1 tháng, phiếu chi được kẹp cùng chứng từ thanh toán, hóa đơn , chứng từ thuế liên quan
Lữu trừ cùng chứng từ thanh toán ngân hàng:
 Các hóa đơn, chứng từ đi kèm được lưu trừ theo từng tháng trong túi sơ mi đục lỗ, mặt đằng sau kẹp cùng chứng từ thanh toán ngân hàng bản photo

II. Chứng từ liên quan đến hoạt động gia công bao gồm:

Phiếu nhập kho hàng nguyên vật liệu có xác nhận chữ ký của các bên ( 1 file theo thời gian)
Phiếu xuất kho hàng nguyên vật liệu cho các bộ phận có chữ ký của thủ kho (1 file theo thời gian)
Phiếu nhập kho hàng thành phẩm có xác nhận của thu kho và trưởng các line (1 file theo thời gian)
Phiếu xuất kho hàng thành phẩm cho khách hàng có xác nhận của các bên; Phiếu xác nhận hàng đổi trả, hàng NG
Hóa đơn + bảng kê; Bảng kê xác nhận tổng lượng hàng thành phẩm xuất trong tháng; Bảng kê xác nhận giá trị nguyên vật liệu bồi thường có chữ ký và đóng dấu đầy đủ của các bên ( lưu làm 1 file theo tháng)
III. Chứng từ thanh toán lương và hợp đồng lao động

Giấy xin phép nghỉ, bảng theo dõi nghĩ của hành chính nhân sự và các tổ trưởng, trưởng bộ phận liên quan
Các chứng từ đi kèm như thư khiển trách, truy thu….
Bảng chấm công có xác nhận đầy đủ chữ ký của người lao động
Bảng lương có xác nhận của người người lập, kế toán, giám đốc
Chứng từ thanh toán từ tiền lương
+ Nếu chuyển khoản phải có giấy báo + Bảng kê thanh toán lương cho người lao động

+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt phải có phiếu lương chi tiết của từng nhân viên

Hợp đồng của người lao động ( lưu riêng một file theo thời gian vào)
Phụ lục hợp lao động ( lưu kèm cùng hợp đồng lao động), quyết định tăng lương, thưởng vào đầu năm
Hồ sơ người lao động bao gồm sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, hộ khẩu, bằng cấp, CMTND, giấy xác nhận tình trạng nhân thân, đơn xin việc…. ( 1 file lưu riêng)
III. Xe và các chi phí liên quan.

Khi mua xe
Hợp đồng mua xe, hợp đồng tín dụng vay mua xe,phiếu thanh toán tiền đăng ký biển xe, hợp đồng bảo hiểm xe và hóa đơn, đăng ký xe gốc, chứng từ giao đăng ký xe cho ngân hàng…
Khi sử dụng xe
Hóa đơn xăng dầu,
Lịch trình sử dụng xe có đầy đủ các thông tin về số xe, người sử dụng xe, lịch trình, số km, chi phí rửa xe, sửa chữa, thay dầu….
Chứng từ sửa chữa xe: bao gồm:hóa đơn, phiếu quyết toán ghi chi tiết chi phí sửa chữa, phiếu thu, phiêu chi
IV. Các khoản vay tín dụng và giải ngân:

Hợp đồng vay tín dụng với tổ chức , cá nhân
Giấy nhận nợ theo từng lần
Các chứng từ giải ngân như ủy nhiêm chi, bảng kê rút vốn, biên bản bàn giao chứng từ, hóa đơn photo
Chứng từ thanh toán tiền trả gốc và trả lãi ( photo in kẹp đằng sau)
V. Bảo hiểm

- Thông báo kết quả của bảo hiểm hàng tháng + danh sách đóng bảo hiểm theo tháng có xác nhận của giám đóc + chứng từ đóng tiền bảo hiểm

- Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm và kết quả

Lưu trữ:

Hóa đơn chứng từ mua bán hàng lưu theo tháng
Các chứng từ thanh toán lương sẽ được lưu trữ theo tháng, Các chứng từ được kẹp cùng với nhau theo bộ
Riêng với hợp đồng nguyên tắc sẽ được lữu trữ riêng vào file theo từng năm theo thời điểm
VI. Lưu trữ hóa đơn bán hàng/hóa đơn bán hàng điện tử

HÓA ĐƠN LIÊN 1: Kẹp bảng kê hóa đơn cùng hóa đơn gốc, ký đóng dấu đầy dủ, hóa đơn hủy, xóa bỏ phải đủ 3 liên đính kèm biên bản thu hồi hóa đơn.
Hóa đơn liên 2 xé giao khách hàng cùng bảng cứng và chứng từ khác
Hóa đơn liên 3, xé kẹp cùng bảng kê, PO, PXK tổng, biên bản điều chỉnh hóa đơn, chứng từ khác liên quan,  mỗi 1 hóa đơn lưu 1 túi sơ mi đục lỗ, lưu hóa đơn theo thứ tự hóa đơn xuất trước thì để sau cùng, hóa đơn gần nhất thì để lên trước. Lưu mỗi tháng làm 1 quyển , dán tên. HÓA ĐƠN LIÊN 3 THÁNG.../NĂM...
PHIẾU XUẤT KHO NỘI BỘ. 1 tháng/1 quyển, lưu theo ngày cùng sale oder của nhân viên kinh doanh
HỢP ĐỒNG:
+ Hợp đồng nguyên tắc lưu làm 1 file theo năm/ sắp xếp lần lượt các khách hàng theo thời gian

+ Hợp đồng kinh tế 1 lần: lưu 1 file riêng

VII. Lưu trữ sao kê, giấy báo ngân hàng

Sắp sếp giấy báo, sổ phụ theo từng tháng và để trong túi sơ mi đục lỗ hoặc bấm lỗ lưu
Nếu giấy báo trong 1 tháng ít nhiều thì sao kê được lưu cùng giấy báo sổ phụ luôn
Nếu giấy báo, sổ phụ trong 1 tháng nhiều thì sao kê được lưu riêng